Digitalizace se v blízké budoucnosti nevyhne téměř žádnému odvětví - a logistika není výjimkou. Papírová administrativa, která se v nákladní dopravě v současné době stále ještě používá, je dlouhodobě zdrojem neefektivity, chybovosti a nadbytečných nákladů. Digitalizace by proto mohla přinést řešení v podobě rychlejšího zpracování, nižších provozních nákladů a větší transparentnosti logistických operací.
Přepravní dokumentace zahrnuje širokou škálu dokladů, včetně nákladních listů, celních dokumentů a fakturačních podkladů, které představují významnou administrativní zátěž. I když je samozřejmě nutné, aby firmy a úřady vedly podrobnou dokumentaci, v rámci Evropské unie se stále více projevují snahy přesunout ji v co největší míře do digitální podoby.
Evropská unie podnikla v posledních letech významné kroky k podpoře digitalizace v dopravě. V dubnu 2020 Rada EU přijala nové nařízení eFTI (Electronic Freight Transport Information), jehož cílem je usnadnit společnostem poskytování přepravních informací orgánům v digitální podobě. To by ve výsledku mělo snížit administrativní náklady a zlepšit efektivitu přepravních procesů.
Od 9. ledna 2025 vstoupily v platnost prováděcí a přenesené akty k tomuto nařízení, které umožňují členským státům začít budovat IT infrastrukturu pro elektronickou dokumentaci. Povinnost veřejných orgánů akceptovat digitální přepravní dokumenty bude zavedena v červenci 2027. Firmy tak mají několik let na přípravu a postupné zavádění digitálních řešení.
Česká republika se na zmíněný přechod k digitální dokumentaci aktivně připravuje. Ministerstvo dopravy spolu s dalšími institucemi pracuje na zavedení elektronického systému, který firmám umožní snadnější správu přepravní dokumentace.
Plná digitalizace však zatím není povinná a její rozšíření bude záviset na přijetí technických a legislativních opatření. Očekává se, že do roku 2027 dojde k postupnému přechodu na elektronická řešení, přičemž papírové dokumenty budou postupně nahrazovány.
Přechod na digitální přepravní dokumenty s sebou nese celou řadu komplikací a změn, které bude potřeba zavést jak na úrovni firem, tak na státní a mezinárodní úrovni. Především ale přináší řadu výhod, včetně vyšší efektivity, snížení nákladů a eliminace chyb způsobených ručním zpracováním dat.
Automatizace generování přepravních informací znamená, že už údaje nebude nutné zadávat ručně, čímž se minimalizuje administrativní zátěž a riziko chyb. Firmy, které přecházejí na elektronická řešení, tak mohou ušetřit mezi 20-50 % nákladů na zpracování dokumentů - samozřejmě v závislosti na situaci a míře digitalizace jejich provozu.
Digitální dokumentace také zrychluje celní odbavení. Například použití elektronických nákladních listů může snížit čekací doby na hranicích o 20-30 %, což má pozitivní dopad na celkovou efektivitu přepravních operací.
Ruční přepisování údajů je častým zdrojem chyb, které mohou vést k nesrovnalostem v přepravních záznamech, zdržení dodávek nebo dokonce pokutám při nesprávném vykazování přepravy.
Elektronické systémy riziko lidské chyby eliminují díky automatické validaci dat. Navíc šifrovaná digitální dokumentace zajišťuje, že informace nejsou během přenosu pozměněny, zneužity nebo ztraceny, což v papírové ě samozřejmě hrozí.
Digitální dokumenty usnadňují sdílení mezi všemi zúčastněnými stranami - dopravci, zákazníky i kontrolními orgány. Cloudová úložiště navíc umožňují bezpečné archivování dokumentace, aniž by bylo nutné mít pro ně fyzický archiv. To celý proces nejen výrazně usnadňuje a urychluje, ale především to může ušetřit spoustu nákladů.
Bez moderních technologických nástrojů by digitalizace přepravních dokumentů nebyla možná. Dnes existuje několik klíčových řešení, která firmám pomáhají přejít na plně digitální správu přepravní dokumentace.
Existují pokročilé softwarové platformy, které umožňují digitalizaci přepravních dokumentů přímo v terénu. Řidiči mohou například využívat mobilní aplikace, které jim umožní skenovat dokumenty hned po doručení nákladu a okamžitě je odeslat do centrálního systému. Tím se minimalizuje čas, který musí řidiči trávit administrativními úkony, a zefektivní se sledování pohybu nákladu.
Systémy, jako je například LORI od OLTIS Group, kombinují řízení přepravních operací s digitalizací dokumentů. Umožňují nejen automatizované generování přepravních listů, ale také jejich integraci s celními a fakturačními systémy. To výrazně zjednodušuje administrativu.
Digitalizace s sebou přináší řadu nesporných výhod. Přirozeně s ní však přichází také několik klíčových překážek, které budou firmy i úřady muset překonat a přizpůsobit se jim.
Pro úspěšnou implementaci digitalizace jsou zásadní investice do softwaru, školení zaměstnanců a modernizace IT systémů. To ale může být pro některé menší podniky finančně velmi náročná záležitost, která ovlivní jejich konkurenceschopnost.
Aby digitalizace fungovala napříč různými dopravními odvětvími a zeměmi, je nutné sjednotit áty dokumentů. Nařízení eFTI zavádí jednotný evropský standard, ale jeho plná implementace potrvá ještě několik let.
Zajištění právní závaznosti elektronických dokumentů je další výzvou, se kterou se musí firmy vypořádat. Firmy se musí postarat o to, aby jejich elektronická dokumentace odpovídala legislativním požadavkům na bezpečnost, ochranu dat a právní závaznost. To zahrnuje například elektronické podpisy, šifrování dokumentů a soulad s nařízeními o ochraně osobních údajů (GDPR).
Digitalizace přepravních dokumentů je zcela neoddiskutovatelně nezbytným krokem k modernizaci nákladní dopravy. Pokud bude implementace schválených opatření probíhat podle plánu, očekává se, že do roku 2027 budou veřejné orgány povinně přijímat elektronické dokumenty, což by mělo firmám postupně ulevit od administrativní zátěže.
Firmy, které se na tento přechod připraví včas, získají významnou konkurenční výhodu. Investice do digitálních řešení pomohou snížit náklady, eliminovat chyby a umožní
pružnější řízení logistiky. Přechod na plně digitální správu dokumentace už není jen otázkou efektivity - stává se nezbytností.
