Velikonoce, Vánoce, Black Friday. Z pohledu zákazníka radost. Z pohledu logistiky? Totální nápor. Ve špičkách zpracujeme i několikanásobek běžného objemu – a přitom musíme držet kvalitu, přesnost i efektivitu.
Na webináři věnovaném sezónním peakům jsme otevřeli zákulisí toho, jak se v HOPI připravujeme, plánujeme a zvládáme každoroční logistické návaly. Ať už jde o fulfillment, dopravu, sklad nebo přidané služby, princip je stejný: žádné improvizace – jen příprava a data.
Proč špičky nejsou jen provozní výzva?
Sezónní peaky nejsou výjimkou – jsou součástí reality FMCG byznysu. V HOPI obsluhujeme více než 500 zákazníků a ročně zpracujeme přes 11 milionů palet. Každý peak (Vánoce, Velikonoce, Black Friday) znamená:
násobný nárůst objemu,
tlak na rychlost a přesnost,
nutnost okamžité adaptace.
Aby vše běželo hladce, řídíme se kombinací dlouhodobého strategického plánování a denní operativní exekuce.
PDCA: Jak se na peaky připravujeme
Špičky u nás řídíme metodikou PDCA (Plan – Do – Check – Act).
PLAN – Dlouhodobá příprava
Historická data a forecasty.
Nastavení KPIs (picking accuracy, case fill rate, lead time).
Úpravy layoutů, směnových plánů, vybavení a IT.
Spolupráce napříč odděleními (transport, HR, IT, zákaznický servis).
DO – Reálný provoz
Monitoring denní výkonnosti a kvality.
Pravidelné stand-upy mezi směnami.
Okamžité přizpůsobení layoutů nebo směn.
CHECK – Monitoring a kontrola
Sledování KPIs a odchylek v reálném čase.
Práce se systémem SAP (modul Promes).
Zpětná vazba od zákazníků i od týmu na směně.
ACT – Zlepšování a škálování
Vyhodnocení sezóny v rámci „lessons learned“.
Úprava procesů, kapacit a forecastovacích metod.
Aplikace změn pro příští sezónu.
3 pilíře zvládnutí špičky: lidé, data a flexibilita
1. Lidé
Nábor pracovníků týdny dopředu.
Školení v realistickém tréninkovém prostředí.
Core tým expertů – školí, řídí a motivují.
2. Data
8týdenní forecasty + týdenní aktualizace.
Sledování promoakcí a výplatních cyklů.
Integrace dat do SAP a plánovacích nástrojů.
3. Flexibilita
Přesun výkonu mezi sklady dle kapacit.
Standardizace procesů napříč regiony.
Rychlé přelévání objemů v rámci sítě HOPI.
VAS a fulfillment: špičky začínají dávno před sezónou
Např. produkci pro Velikonoce zahajujeme už v lednu, Vánoce startují v srpnu. Oddělení Value Added Services obsluhuje brandy jako Nestlé nebo Mondelez.
Preventivní údržba strojů a zařízení.
Včasný nábor a školení operátorů.
Denní monitoring výkonu, kvality a motivace.
Zákaznická evaluace: transparentnost po špičce
Po každém peak období organizujeme s klienty hodnoticí schůzky:
Forecast vs. realita – klíčové odchylky.
Vyhodnocení KPIs, service level, přesnosti, lead times.
Analýza eskalací a reakčních časů.
Optimalizace procesů a reportingových rutin.
Zároveň vyhodnocujeme výkon a motivaci zaměstnanců. Probíhají týmová setkání, bonusy i poděkování včetně zapojení zákazníků.
Shrnutí
Logistická špička není krizové období. Je to výsledek systematického plánování, tréninku a spolupráce.
V HOPI věříme, že špičky zvládneme jedině tehdy, pokud budeme mít:
připravené procesy,
sehrané týmy,
kvalitní data,
a vůli neustále se zlepšovat.
Zajímá vás, jak zvládneme peak u vás? Ozvěte se. Rádi vám ukážeme, co všechno logistika umí.
